El arte de aprender a hacer un seguimiento sin molestar a sus clientes no es tan complicado como parece. El seguimiento es una parte inevitable de la vida y la creación de una carrera exitosa.
Es posible que las personas queden fuera de su radar o que necesite recordarle a alguien algo muy importante, como que le paguen.
Como profesional independiente, el seguimiento es crucial para hacer crecer su negocio, retener a sus clientes y asegurarse de recibir una compensación por su tiempo.
En mi propia vida, he llegado a apreciar la estrategia de seguimiento. Para mí, hacer un seguimiento demuestra que deseas algo lo suficiente como para dedicarle tiempo y esfuerzo.
Cómo hacer un seguimiento sin resultar molesto
Sin embargo, hacer un seguimiento de los clientes puede ser complicado porque muchas personas lo asocian con molestar o molestar a la gente.
Obviamente, esto es lo último que desea hacer si alguien intenta hacer crecer su negocio. Como ocurre con todo, la moderación y el tiempo son esenciales.
5 pasos para hacer un seguimiento de los clientes sin resultar molesto:
- Mantente positivo
- Enviar recordatorios breves
- No te rindas
- Sepa qué hora es mejor
- Recuerda los detalles
Paso 1: silenciar el autosabotaje
Recuerda que tu actitud es la clave para alcanzar las metas. Por ejemplo, digamos que envía un correo electrónico a un nuevo editor y le presenta su fabulosa idea. Luego… grillos. Silencio de radio. No escuchas nada excepto las voces en tu cabeza que dicen que debes ser tú.
¡Dejalo! Toda esa charla sobre autosabotaje es basura. He sido culpable de dejar volar mi imaginación cuando no recibo respuesta de alguien. Creo; “¡ Debo ser un escritor terrible! ¡No les agrado!
Incluso si esas cosas fueran ciertas, está bien: no hay razón para dejar de intentarlo y mejorar. Pero lo más probable es que simplemente estés inventando historias elaboradas en tu propia mente.
Paso 2: envíe un breve recordatorio
Si no recibo noticias de alguien que no conozco muy bien, le daré una semana para responder antes de enviarle un seguimiento cortés.
Mi mensaje suele ser algo como:
Hola [cliente],
¡Espero que todo este bien! Hace una semana, te envié [tema] y quería hacer un seguimiento y ver si estás interesado en seguir adelante. Estaré encantado de charlar sobre ello más detalladamente.
Hazme saber si tienes alguna pregunta.
Mejor,
[firma]
Lo mantengo muy breve y directo. La gente está ocupada, especialmente los editores de blogs o publicaciones más importantes, y la mayoría de las veces no me responden porque mis ideas fueran malas, sino porque están ocupadas .
Admitámoslo: todos estamos ocupados. A veces todos necesitamos un pequeño empujón: un recordatorio para responder a ese correo electrónico que de alguna manera quedó enterrado entre todos los demás.
Al enviar un seguimiento simple, tengo una tasa de éxito del 97% en obtener una respuesta , lo cual creo que es bastante bueno cuando se trata de alguien que no conozco personalmente.
Como mencioné, a veces enviar un simple recordatorio demuestra que deseas algo con todas sus fuerzas y que estás realmente comprometido con esa solicitud.
En mi propia experiencia con el seguimiento, he podido:
- Consigue más conciertos
- Forjar relaciones con las personas
- Deja claro que estoy interesado
- Asegurarme de estar al tanto del pago (esto es muy importante; nadie vendrá a buscarte para pagarte; debes hacer un seguimiento del pago como trabajador independiente)
Paso 3: manténgase al tanto de lo que desea
Conozco a muchas personas que suelen darse por vencidas si no hay respuesta. Piense en el dinero que podría quedar sobre la mesa si no intenta acercarse nuevamente. No molestará a la gente si les demuestra que está interesado en trabajar con ellos y les ofrece valor .
De hecho, como hemos comentado, es probable que esto sea lo contrario.
Como propietario de un negocio, usted está a cargo, lo que a veces se siente como pastorear gatos. Estás rastreando los pagos, dando seguimiento a las propuestas, manteniendo las relaciones existentes con los clientes y más.
¡Es mucho que manejar!
Mantenerse al tanto de lo que desea y hacer un seguimiento de las personas puede marcar una gran diferencia en sus ingresos y en la construcción de relaciones.
Por ejemplo, en el pasado seguí con alguien una oportunidad que no terminó funcionando. Dije gracias y seguí adelante. Más tarde ese año, esta misma persona tuvo una oportunidad diferente para mí y pensó en mí primero.
¿Por qué? Porque soy persistente .
Paso 4: conozca el mejor momento para realizar el seguimiento
Entonces, ¿cómo sabes cuándo es el momento de hacer un seguimiento? Como mencioné, ser paciente es clave, pero tampoco querrás que pase demasiado tiempo entre tus solicitudes (en caso de que se olviden de ti o el proyecto haya caducado).
A continuación se ofrecen algunos consejos rápidos para saber exactamente cuándo realizar el seguimiento:
1. Crea una hoja de cálculo
Tengo una hoja de cálculo que enumera todos mis clientes, tarifas de pago, fechas de vencimiento y procedimientos de facturación. Esto me ayuda a realizar un seguimiento de los pagos, los plazos y las tareas administrativas. Puede utilizar la plantilla de lista de clientes de para crear su propia hoja de cálculo.
2. Crea un seguimiento personalizado
No sé ustedes, pero yo tengo un miedo irracional a que mis correos electrónicos importantes se pierdan en el vasto abismo de Internet. Para calmar mis miedos, utilizo una herramienta llamada Sidekick , que me permite saber si las personas han abierto mi correo electrónico.
Conocer esta información me ayuda a darme cuenta de que la parte prevista ha recibido el artículo en cuestión. Esta información puede ayudarle a elaborar su seguimiento.
Por ejemplo, si tu cliente no ha abierto un correo electrónico, puedes esperar unos días y enviar un breve correo electrónico que diga:
“Sólo quiero confirmar que tienes esto. ¡Déjame saber si necesitas algo más!”
— o si han abierto el correo electrónico puedes decir:
“Quería hacer un seguimiento sobre [tema] – [insertar acción o solicitud específica]”.
3. Comprender los estilos y roles de comunicación
Algunas personas no viven en Internet como yo y no responden tanto a los correos electrónicos como yo. ¡Eso está totalmente bien! Algunas personas son muy rápidas, mientras que otras tardan más, y más aún, algunos de nosotros necesitamos un empujón.
Empiece a comprender el estilo de comunicación de su cliente. Tengo un cliente que a veces desaparece de la faz del planeta y requiere varios seguimientos, ¡incluso lo han admitido!
Como sé que este es su estilo, no hago un seguimiento incesante a menos que realmente necesite algo.
Sin embargo, si se convierte en un hábito excesivo y no puede realizar su trabajo o tiene problemas para que le paguen, podría ser el momento de reducir sus pérdidas. Considere la cantidad de tiempo entre contactos. Esto debe calcularse en función de la importancia del proyecto y de lo bien que conoce a esa persona.
4. Envíe recordatorios únicos y específicos
Los editores y los clientes reciben muchos correos electrónicos: enviar un correo electrónico vago de una sola frase o, por el contrario, un seguimiento detallado de diez párrafos, no funcionará. Sea breve y conciso, pero también sea específico.
Mencione fechas y temas específicos relacionados con lo que está dando seguimiento. Al hacer esto, aumenta la probabilidad de obtener una respuesta rápida. También puede finalizar su correo electrónico con una pregunta para ayudar a obtener una respuesta.
5. Trabaje en la parte frontal
Si sabe que necesita una respuesta o que su correo electrónico es muy importante, márquelo como tal. Puede poner “Importante” o “Urgente” en la línea de asunto del correo electrónico, pero utilice esto a su discreción.
También puede decir explícitamente “confirme que ha recibido esto”, lo que puede ayudar con el ida y vuelta y limitar las incesantes etiquetas de correo electrónico.
Paso 5: no olvides los detalles
Convertir un “no” en un “sí” requiere coraje y un poco de planificación, por lo que es importante incluir todos los detalles. Sin embargo, lo más importante es recordar realizar un seguimiento con un simple recordatorio por correo electrónico dentro de las 2 semanas posteriores a la comunicación.
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Al seguir estos pasos y aplicar estos consejos a mi negocio de redacción independiente , me mantuve al tanto de las tareas, obtuve nuevos clientes y me aseguré de que me pagaran de manera oportuna.
El seguimiento es un proceso que implica crear su propia suerte, de modo que cuando necesite una oportunidad o un contrato para pagar, ya habrá invertido el tiempo y la energía, y ahora podrá cosechar las recompensas.
El arte del seguimiento no es molesto si lo haces de la manera correcta . Recuerde, podría estar dejando dinero sobre la mesa al asumir que silencio significa “no”.
Hacer un seguimiento, en lugar de darse por vencido, puede convertir algo que pensaba que era una causa perdida en una oportunidad increíble.